Administrar y proveer bienes y servicios de apoyo para operativizar la adecuada gestión de todas las dependencias del GAD Municipal.

Calle Mariscal Sucre y Benigno Malo, Edificio Municipal

4134900 Ext. 1326

Subproceso: Mantenimiento de Infraestructura Municipal

• Receptar y analizar las solicitudes de mantenimiento de edificios y locales municipales de las diferentes dependencias;
• Realizar inspecciones para determinar necesidades y elaborar el informe correspondiente;
• Solicitar la adquisición de materiales para el mantenimiento requerido;
• Ejecutar el mantenimiento solicitado por las diferentes dependencias;
• Verificar la ejecución del mantenimiento y elaborar informe; y,
• Elaborar y ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo de la infraestructura municipal.

Subproceso: Movilización

• Receptar y analizar solicitudes de necesidades de transporte de las diferentes dependencias del GAD municipal;
• Elaborar y ejecutar el Plan de Movilización Anual;
• Realizar análisis de rendimiento de consumo de combustible de los vehículos de propiedad del GAD municipal, en base al kilometraje recorrido;
• Dotar de órdenes de combustible en función del análisis realizado;
• Elaborar los términos de referencia para los procesos precontractuales requeridos por el área;
• Controlar y analizar la información de las hojas de rutas de los choferes contratados y municipales para elaboración de informes requeridos como justificación de los pagos correspondientes;
• Emitir salvoconductos para los choferes del GAD municipal, en cumplimiento a la normativa vigente;
• Realizar los trámites necesarios para la matriculación de los vehículos del GAD municipal;
• Controlar y vigilar los parqueaderos del edificio de la Alcaldía y del Palacio Municipal; y,
• Elaborar y controlar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del parque automotor liviano del GAD municipal.

Subproceso: Servicios Generales

• Elaborar y dar seguimiento a la ejecución del Presupuesto, POA y PAC de la Dirección;
• Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de seguros, limpieza, vigilancia, arrendamientos, telefonía y bienes muebles;
• Administrar el programa de seguros de ramos generales;
• Administrar el servicio de limpieza de las dependencias municipales;
• Administrar el servicio de seguridad y vigilancia de los frentes de trabajo e inmuebles municipales;
• Administrar el servicio de control de vectores sanitarios en las dependencias municipales;
• Administrar el servicio de empastado de los archivos físicos del GAD municipal;
• Gestionar el abastecimiento integral de los servicios básicos en las instalaciones del GAD municipal;
• Administrar los bienes inmuebles de propiedad del GAD municipal;
• Administrar las baterías sanitarias móviles de propiedad del GAD municipal;
• Administrar los equipos de servicio electromecánicos de las instalaciones del
• GAD municipal,
• Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de mantenimiento de servicios electromecánicos de las instalaciones del GAD municipal;
• Elaborar borradores de convenio de comodatos, de utilización de bienes públicos y otros referentes a los servicios brindados por la Dirección;
• Dotar y dar seguimiento a la asignación de pasajes aéreos nacionales e internacionales y viáticos para el personal del GAD municipal;
• Administrar el centro de copiado del GAD municipal para servicio de todas sus dependencias; y,
• Brindar servicio de información a la ciudadanía y direccionar su necesidad de acuerdo a sus requerimientos.

Subproceso: Mantenimiento del parque automotor

• Elaborar y actualizar el diagnóstico físico y mecánico del estado de la flota vehicular liviana y pesada;
• Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de la flota vehicular liviana y pesada;
• Elaborar términos de referencia para procesos de contratación externa de mantenimiento correctivo de la flota vehicular en los casos que se requiera;
• Realizar las pruebas técnicas necesarias para verificar que el mantenimiento se haya realizado de manera correcta;
• Elaborar cronogramas de mantenimiento preventivo del parque automotor de propiedad del GAD municipal;
• Realizar inspecciones técnica mecánica del estado de la unidad o maquinaria y elaborar informes sobre los trabajos que se requieren ejecutar;
• Solicitar repuestos de acuerdo a lo determinado en la inspección técnica;
• Ejecutar trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, lavado y engrasado, de acuerdo a las inspecciones realizadas y al cronograma planificado;
• Registrar los consumos de insumos y repuestos utilizados en el mantenimiento preventivo y correctivo por cada unidad;
• Mantener actualizado el expediente de cada unidad del parque automotor;
• Realizar la inspección técnica y mecánica y elaborar los informes de constatación de los trabajos ejecutados y prueba del correcto funcionamiento de los mismos;
• Realizar la inducción y evaluación de choferes y operadores, para apoyar en la identificación de idoneidad de los mismos;
• Apoyar en los procesos de capacitación y formación del equipo técnico;
• Desarrollar herramientas como parte del mantenimiento preventivo y correctivo;
• Mantener el registro y control de repuestos usados;
• Solicitar proformas de repuestos a proveedores;
• Elaborar requerimientos e informes para pagos a proveedores;
• Gestionar la matriculación vehicular del equipo caminero y vehículos correspondientes a Obras Públicas; y,
• Elaborar análisis de mercado sobre proveedores y costos unitarios.

Subproceso: Bodegas

• Elaborar el Plan Anual de Compras para stock de Bodega;
• Recibir y examinar los bienes adquiridos por el GAD municipal;
• Realizar el debido registro de los bienes adquiridos de acuerdo a la normativa relacionada, considerando todas las características de los bienes:
• Entregar el bien adquirido al custodio, a través de la correspondiente acta de egreso;
• Realizar las actas de bajas de los bienes del inventario, luego de dar cumplimiento a los procesos legales previos;
• Registrar los cambios de características de los bienes que son parte del inventario;
• Realizar la toma física de los inventarios de bienes de consumo interno, y enviar el informe a la Dirección Financiera para su registro;
• Verificar el estado de los bienes y elaborar listados periódicos para gestionar el proceso de remate de los bienes de consumo interno y de larga duración, obsoletos, desechados e inservibles para la institución;
• Coordinar con el área financiera la realización de las afecciones contables del registro de los bienes de larga duración y sujetos a control;
• Realizar los procesos de donación de bienes de acuerdo a las disposiciones legales;
• Realizar monitoreo permanente de los inventarios, con el fin de dotar de los recursos necesarios a las diferentes áreas de la Institución;
• Administrar, registrar y reportar los procesos de asignación y traspaso de custodios para los bienes de larga duración y sujetos a control;
• Mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja;
• Brindar asesoramiento al personal del GAD municipal sobre la reposición del bien; y,
• Mantener actualizada una base de datos de los custodios de los activos fijos.