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DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Misión:

Administrar y proveer bienes y servicios de apoyo para operativizar la adecuada gestión de todas las dependencias del GAD Municipal.

 

Dirección:

Calle Mariscal Sucre y Benigno Malo, Edificio Municipal

 

Teléfono:

4134900 Ext. 1326

 

Información del Director:

 

Atribuciones y responsabilidades:

Subproceso: Mantenimiento de Infraestructura Municipal

  • Receptar y analizar las solicitudes de mantenimiento de edificios y locales municipales de las diferentes dependencias;
  • Realizar inspecciones para determinar necesidades y elaborar el informe correspondiente;
  • Solicitar la adquisición de materiales para el mantenimiento requerido;
  • Ejecutar el mantenimiento solicitado por las diferentes dependencias;
  • Verificar la ejecución del mantenimiento y elaborar informe; y,
  • Elaborar y ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo de la infraestructura municipal.

Subproceso: Movilización

  • Receptar y analizar solicitudes de necesidades de transporte de las diferentes dependencias del GAD municipal;
  • Elaborar y ejecutar el Plan de Movilización Anual;
  • Realizar análisis de rendimiento de consumo de combustible de los vehículos de propiedad del GAD municipal, en base al kilometraje recorrido;
  • Dotar de órdenes de combustible en función del análisis realizado;
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos precontractuales requeridos por el área;
  • Controlar y analizar la información de las hojas de rutas de los choferes contratados y municipales para elaboración de informes requeridos como justificación de los pagos correspondientes;
  • Emitir salvoconductos para los choferes del GAD municipal, en cumplimiento a la normativa vigente;
  • Realizar los trámites necesarios para la matriculación de los vehículos del GAD municipal;
  • Controlar y vigilar los parqueaderos del edificio de la Alcaldía y del Palacio Municipal; y,
  • Elaborar y controlar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del parque automotor liviano del GAD municipal.

Subproceso: Servicios Generales

  • Elaborar y dar seguimiento a la ejecución del Presupuesto, POA y PAC de la Dirección;
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de seguros, limpieza, vigilancia, arrendamientos, telefonía y bienes muebles;
  • Administrar el programa de seguros de ramos generales;
  • Administrar el servicio de limpieza de las dependencias municipales;
  • Administrar el servicio de seguridad y vigilancia de los frentes de trabajo e inmuebles municipales;
  • Administrar el servicio de control de vectores sanitarios en las dependencias municipales;
  • Administrar el servicio de empastado de los archivos físicos del GAD municipal;
  • Gestionar el abastecimiento integral de los servicios básicos en las instalaciones del GAD municipal;
  • Administrar los bienes inmuebles de propiedad del GAD municipal;
  • Administrar las baterías sanitarias móviles de propiedad del GAD municipal;
  • Administrar los equipos de servicio electromecánicos de las instalaciones del
  • GAD municipal,
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de mantenimiento de servicios electromecánicos de las instalaciones del GAD municipal;
  • Elaborar borradores de convenio de comodatos, de utilización de bienes públicos y otros referentes a los servicios brindados por la Dirección;
  • Dotar y dar seguimiento a la asignación de pasajes aéreos nacionales e internacionales y viáticos para el personal del GAD municipal;
  • Administrar el centro de copiado del GAD municipal para servicio de todas sus dependencias; y,
  • Brindar servicio de información a la ciudadanía y direccionar su necesidad de acuerdo a sus requerimientos.

Subproceso: Mantenimiento del parque automotor

  • Elaborar y actualizar el diagnóstico físico y mecánico del estado de la flota vehicular liviana y pesada;
  • Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de la flota vehicular liviana y pesada;
  • Elaborar términos de referencia para procesos de contratación externa de mantenimiento correctivo de la flota vehicular en los casos que se requiera;
  • Realizar las pruebas técnicas necesarias para verificar que el mantenimiento se haya realizado de manera correcta;
  • Elaborar cronogramas de mantenimiento preventivo del parque automotor de propiedad del GAD municipal;
  • Realizar inspecciones técnica mecánica del estado de la unidad o maquinaria y elaborar informes sobre los trabajos que se requieren ejecutar;
  • Solicitar repuestos de acuerdo a lo determinado en la inspección técnica;
  • Ejecutar trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, lavado y engrasado, de acuerdo a las inspecciones realizadas y al cronograma planificado;
  • Registrar los consumos de insumos y repuestos utilizados en el mantenimiento preventivo y correctivo por cada unidad;
  • Mantener actualizado el expediente de cada unidad del parque automotor;
  • Realizar la inspección técnica y mecánica y elaborar los informes de constatación de los trabajos ejecutados y prueba del correcto funcionamiento de los mismos;
  • Realizar la inducción y evaluación de choferes y operadores, para apoyar en la identificación de idoneidad de los mismos;
  • Apoyar en los procesos de capacitación y formación del equipo técnico;
  • Desarrollar herramientas como parte del mantenimiento preventivo y correctivo;
  • Mantener el registro y control de repuestos usados;
  • Solicitar proformas de repuestos a proveedores;
  • Elaborar requerimientos e informes para pagos a proveedores;
  • Gestionar la matriculación vehicular del equipo caminero y vehículos correspondientes a Obras Públicas; y,
  • Elaborar análisis de mercado sobre proveedores y costos unitarios.

Subproceso: Bodegas

  • Elaborar el Plan Anual de Compras para stock de Bodega;
  • Recibir y examinar los bienes adquiridos por el GAD municipal;
  • Realizar el debido registro de los bienes adquiridos de acuerdo a la normativa relacionada, considerando todas las características de los bienes:
  • Entregar el bien adquirido al custodio, a través de la correspondiente acta de egreso;
  • Realizar las actas de bajas de los bienes del inventario, luego de dar cumplimiento a los procesos legales previos;
  • Registrar los cambios de características de los bienes que son parte del inventario;
  • Realizar la toma física de los inventarios de bienes de consumo interno, y enviar el informe a la Dirección Financiera para su registro;
  • Verificar el estado de los bienes y elaborar listados periódicos para gestionar el proceso de remate de los bienes de consumo interno y de larga duración, obsoletos, desechados e inservibles para la institución;
  • Coordinar con el área financiera la realización de las afecciones contables del registro de los bienes de larga duración y sujetos a control;
  • Realizar los procesos de donación de bienes de acuerdo a las disposiciones legales;
  • Realizar monitoreo permanente de los inventarios, con el fin de dotar de los recursos necesarios a las diferentes áreas de la Institución;
  • Administrar, registrar y reportar los procesos de asignación y traspaso de custodios para los bienes de larga duración y sujetos a control;
  • Mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja;
  • Brindar asesoramiento al personal del GAD municipal sobre la reposición del bien; y,
  • Mantener actualizada una base de datos de los custodios de los activos fijos.