REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA EL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL DE CUENCA CONSIDERANDO: Que, el día 5 de febrero del 2001, se publicó el Reglamento para la administración del fondo fijo de caja chica; Que, Auditoría Interna, a través de los resultados parciales del “Examen Especial al Proceso de Compras de la Municipalidad de Cuenca”, recomienda el incremento del número de cajas chicas existentes así como el monto de caja de chica, considerando lo establecido en el artículo 81 del Decreto Ejecutivo 3410 del Registro Oficial N. 5 del 22 de enero del 2003; Que, el monto actual del fondo de caja chica y sus erogaciones, resultan insuficientes para gestionar las compras pequeñas, que muy bien pueden ser canalizadas a través de éste fondo; Que, es necesario reformar el reglamento con la finalidad de dar mayor agilidad al proceso de compras de cuantía menor y que son urgentes, y; En uso de las atribuciones que le confiere la Ley; EXPIDE: El siguiente: REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. Art. 1.- El Director o Jefe de la Unidad Municipal, solicitará y justificará al Director Financiero, la necesidad de la apertura de un Fondo de Caja Chica, para cubrir obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido que estén permitidos. Art. 2.- El Director Financiero o su delegado velará para que la administración del fondo cumpla con lo dispuesto en el Artículo Número 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Artículo Número 2 del Reglamento para Registro y Control de Cauciones y con las Normas Técnicas de Control Interno Número 230-06 Título: Fondos de Reposición y 230-07 Título: Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo, expedidas por la Contraloría General del Estado, así como lo preceptuado en el Título II Fondos Fijos de Caja Chica, expedido mediante Decreto Ejecutivo 3410 del Registro Oficial N. 5 del 22 de enero del 2003. Art. 3.- El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, a más de lo señalado en el artículo anterior, se ajustará a lo dispuesto en el presente Reglamento. Art. 4.- El fondo será destinado exclusivamente para gastos urgentes como: adquisición de suministros y materiales que no existen en stock de bodega, útiles de aseo, fotocopias, correos y otros pagos de bienes y servicios que no tiene el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques. Para el caso de la Alcaldía, se autoriza el uso del fondo para el pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos florales, cuando se efectúen reuniones de carácter oficial o cuando se produzcan visitas de funcionarios del exterior; para justificar éstos gastos, el Secretario General certificará la lista de asistentes y los actos que ameriten éstas erogaciones. Art. 5.- Se prohibe utilizar el fondo fijo de caja chica para el pago de servicios personales, anticipo de viáticos y subsistencias y gastos que no tiene el carácter de previsibles o urgentes. Art. 6.- El límite máximo del monto del fondo de Caja Chica, según el artículo 81 del Decreto Ejecutivo número 3410 del Registro Oficial N. 5 del 22 de enero del 2003, será: Para la Alcaldía, el valor de $400,00. Para las Direcciones Municipales, el valor de $ 250,00; y, Para las Unidades Administrativas en general, el valor de $150,00. Art. 7.- La cuantía máxima de los desembolsos del fondo de Caja Chica, según el artículo 82 del Decreto Ejecutivo número 3410 del Registro Oficial N. 5 del 22 de enero del 2003, será: Para la Alcaldía y Direcciones Municipales, hasta $ 50,00; y, Para la Unidades Administrativas en general, hasta $25,00. Art. 8.- En todos los caso, se estará a lo dispuesto en el Reglamento de Estructura Funcional de la I. Municipalidad de Cuenca. Art. 9.- El responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, es la única persona encargada de la recepción, control y custodia de los recursos económicos entregados. Art. 10.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos, los mismos que pueden ser realizados por Delegados de la Dirección Financiero o Personal del Departamento de Auditoría Interna. Art.11.- La solicitud de Reposición del fondo de Caja Chica, se efectuará cuando los gastos alcancen el 60% del monto establecido, previo la presentación de Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, al que se adjuntará en originales: Vale de Caja Chica, Orden Administrativa y Factura, que justifique el pago realizado. Art. 12.- La Dirección Financiera a través de la Unidad de Contabilidad verificará, analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes al Fondo de Caja Chica. Art. 13.- Las facturas, liquidaciones de compras y/o servicios y comprobantes de retención, deberán estar de acuerdo a lo dispuesto en las disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular. Al entrar en vigencia el presente reglamento quedará derogado el Reglamento para la Administración del Fondo de Caja Chica, publicado el día 5 de febrero del 2001. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación. CERTIFICADO DE DISCUSION.- Certificamos que el presente Reglamento fue conocido, discutido y aprobado por el Ilustre Concejo Cantonal en sesión ordinaria del 11 de julio de 2007.- Cuenca, 13 de julio del 2007. Jorge Piedra Ledesma, VICEPRESIDENTE DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL ALCALDIA DE CUENCA.- Ejecútese y publíquese.- Cuenca, 13 de julio de 2007. Ing. Marcelo Cabrera Palacios, ALCALDE DE CUENCA Proveyó y firmó el decreto que antecede el Ing. Marcelo Cabrera Palacios, Alcalde de Cuenca, a los trece días del mes de julio del dos mil siete.- CERTIFICO. Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL