REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, PARA LA UNIDAD EJECUTORA DE PROYECTOS EL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL DE CUENCA CONSIDERANDO: Que, el Art. 202 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, faculta el establecimiento de cuentas bancarias rotativas para operaciones de las Entidades y Organismos del sector público; Que, al haberse sustituido la Unidad Ejecutora de Proyectos, que tiene por objeto coordinara con la Municipalidad de Cuenca, Gobierno Nacional, Organismos Internaciones de crédito, Instituciones financieras nacionales e internacionales, Corporación Andina de Fomento, Banco Interamericano de Desarrollo, Banco del Estado y otras entidades pública, la planificación y ejecución de proyectos además de determinar los estudios a realizarse en base a parámetros sociales y económicos; estableciendo términos de referencia, presupuestos y contratos de Consultorías, revisando y aprobando estudios de ingeniería para la elaboración de presupuestos de construcción, para que de esa manera se pueda apoyar la gestión y objeción de recursos económicos destinados a la ejecución de proyectos, y por otro lado, promover la participación ciudadana en la evaluación de necesidades en los diferentes sectores de la ciudad; Que, es necesario que la Unidad Ejecutora de Proyectos, cuente con un Fondo Rotativo para facilitar su gestión administrativa – financiera, agilitar y acelerar el pago de gastos urgentes; y, En uso de las atribuciones que le confiere la Ley, EXPIDE: El siguiente: REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO A UTILIZARSE EN LA UNIDAD EJECUTORA DE PROYECTOS. GENERALIDADES Art. 1.- Las disposiciones del presente Reglamento serán cumplidas en la Unidad Ejecutora de Proyectos. Art. 2.- El titular de la Dirección Financiera Municipal es el responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de este Reglamento a través del Departamento de Contabilidad. Art. 3.- El Fondo Rotativo tiene como objeto, destinar recursos económicos para efectuar adquisiciones de bienes, servicios y suministros, materiales e insumos específicos propios que requiera la Unidad Ejecutora de Proyectos, agilitando de esta manera las acciones financieras que puedan demandarse. Art. 4.- No podrán adquirirse con el Fondo Rotativo activos fijos (muebles, maquinaria, equipos de oficina y otros), bienes, suministros, materiales y servicios que no estén previstos para el cumplimiento específico de este fondo y pago de remuneraciones. DE LA CREACION Y ADMINISTRACION Art. 5.- El monto del Fondo Rotativo, será el equivalente al 10% del valor establecido para el Concurso Público de Ofertar y servirá para efectuar erogaciones hasta por un valor equivalente al uno por ciento incluido el Impuesto al Valor Agregado, del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas. Art. 6.- El Director de la Unidad Ejecutora de Proyectos, designará al Administrador del Fondo Rotativo, quien deberá rendir la caución respectiva. Art. 7.- El Administrador del Fondo Rotativo mantendrá un registro actualizado del movimiento del Fondo de acuerdo a los ingresos y pagos efectuados, y el archivo cronológico de los documentos con los justificativos correspondientes. Además tendrá a su cargo el cuidado y protección de la chequera. Art. 8.- El Administrador del Fondo Rotativo será el responsable de la recepción, control, custodia, inversión y trámite de reposición de los recursos asignados. Art. 9.- El Fondo Rotativo debe ser utilizado única y exclusivamente en los fines específicos para los cuales fue creado, por lo tanto se prohibe cubrir con este Fondo, gastos que no correspondan al objetivo predeterminado, de hacerlo, dichos gastos no estarán sujetos a la reposición y sobre su valor asumirán la responsabilidad el Administrador del Fondo Rotativo y el Director de la Unidad Ejecutora de Proyectos. Art. 10.- El Fondo Rotativo deberá mantenerse en una cuenta corriente independiente a las que mantiene la I. Municipalidad de cuenca, a efecto de que su registro, control y soporte de información sea conciso. A la cuenta corriente se le denominará “Fondo de la Unidad Ejecutora de Proyectos”, la que será manejada con la firma del Administrador/Custodio del Fondo Rotativo y se abrirá en uno de los bancos locales, según las instrucciones que emita la Dirección Financiera Municipal. Art. 11.- Para las transacciones que se realicen con éste Fondo, debe cumplirse además con lo que establecen las disposiciones que regula la retención y pago de tributos fiscales, con las instrucciones que la Dirección Financiera Municipal dictará para el efecto, así como nuevas normas que en materia financiera y tributaria emitan las autoridades competentes o los organismos de control. Art. 12.- Para los pagos se utilizará el formulario “Comprobante de Egreso del Fondo Rotativo” que será prenumerado en el que constarán en forma detallada: los bienes, materiales o servicios adquiridos, valor y destino de los mismos, detalle de la documentación que sustenta la erogación, número de cheque y el recibí conforme del beneficiario. En el caso de que el formulario deba anularse, se lo archivará con el juego completo de ejemplares y con cualquier otro documentos anulado. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION Art. 13.- Para proceder a la compra o adquisición de bienes, materiales de aseo e insumos específicos propios que requiera la Unidad Ejecutora de Proyectos, se cumplirán los requisitos establecidos en el Reglamento para la Programación, Compra y Provisión de Bienes de la Municipalidad de Cuenca. Art. 14.- En la adquisición se aplicará el siguiente procedimiento: El funcionario responsable de requerimiento, será la persona que elabore la solicitud de compra, acorde a las necesidades de la entidad, detallando las características, cantidad, unidad, capacidad, volumen, etc., de igual forma sugerirá los proveedores que ofrezcan las mejores propuestas en cuanto a precios, calidad y entrega oportuna de lo solicitado. El Director de la Unidad Ejecutora de Proyectos, revisará los pedidos realizados por el funcionario responsable y decidirá la compra más conveniente, para ello tomará en consideración la disponibilidad económica de la Unidad Ejecutora de Proyectos y las condiciones de venta de los diferentes proveedores que más convenga a los intereses de la Entidad. Una vez aprobada la solicitud de compra, el Administrador/Custodio del Fondo Rotativo, será el encargado de realizar los pedidos. Art. 15.- Los productos adquiridos serán recibidos por el Administrador/Custodio del Fondo Rotativo y la persona responsable del requerimiento, quienes constatarán que éstos estén de acuerdo a la factura y al pedido. DE LAS REPOSICIONES Art. 16.- La reposición del Fondo Rotativo, se efectuará cuando éste se haya consumido por lo menos en un 60% del monto establecido, para lo cual deberá llenar el formulario “Solicitud de Reposición”, adjuntando los recibidos, facturas y demás justificativos originales. Art. 17.- La reposición se realizará a nombre del Administrador/ Custodio del Fondo, en no más de diez días laborables de presentada la Solicitud de Reposición. Art. 18.- La Unidad de Contabilidad como responsable del control previo, será la encargada de revisar la propiedad, legalidad, exactitud y veracidad de los gastos y documentos consignados en la solicitud de reposición del fondo. Los documentos que no cumplan con los requisitos legales establecidos, serán devueltos al Administrador/Custodio del Fondo para que justifique debidamente, de no hacerlo los valores de los gastos respectivos serán reintegrados por el Administrador/Custodio del Fondo. DEL CONTROL Art. 19.- Mensualmente se realizará la conciliación bancaria del Fondo Rotativo, por un funcionario designado por el Directorio Financiero Municipal, en base del Libro de Bancos, del Estado de cuenta remitido por el Banco y demás documentos de soporte. Art. 20.- El Director Financiero Municipal en el caso de incumplimiento de los procedimientos y demás requisitos contemplados en el presente Reglamento, podrá solicitar la aplicación de procesos y sanciones administrativas para el Administrador/Custodio del Fondo y demás funcionarios que participaron en estos procesos, sanciones que se sujetarán las disposiciones legales correspondientes. DE LA LIQUIDACION Art. 21.- El Director Financiero Municipal emitirá un informe al señor Alcalde, para que disponga el cierre o liquidación del fondo, por las siguientes causas: - Por haber permanecido inmovilizado por dos meses consecutivos. - Por solicitud del Director de la unidad Ejecutora de Proyectos - Por solicitud de la Dirección Financiera Municipal - Por solicitud de la Contraloría o de Auditoría Interna, como resultado de sus evaluaciones o informes. Art. 22.- Inmediatamente de emitida la disposición de liquidación del Fondo, el Administrador deberá entregar a Contabilidad los comprobantes de egreso, los documentos de soporte que justifiquen las erogaciones, restituir el saldo o el valor total entregado como fondo rotativo, mediante el correspondiente depósito en la Tesorería Municipal y la devolución de la cuenta bancaria y chequera. Art. 23.- El presente reglamento deroga los instructivos y más disposiciones de igual o menor jerarquía que se opongan o contravengan las aplicaciones del presente. CERTIFICADO DE DISCUSION: Certificamos que el presente reglamento fue conocido, discutido y aprobado por el I. Concejo Cantonal en sesión ordinaria celebrada el miércoles 7 de diciembre del 2005.- Cuenca, 9 de diciembre del 2005. Jorge Piedra Ledesma, VICEPRESIDENTE DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL ALCALDIA DE CUENCA.- Ejecútese y publíquese.- Cuenca, 12 de diciembre del 2005.- Ing. Marcelo Cabrera Palacios, ALCALDE DE CUENCA Proveyó y firmó el decreto que antecede el Señor Alcalde de Cuenca, a los 12 días del mes de diciembre del 2005. Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL