REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO DE INTERVENCIÓN SOCIAL MUNICIPAL: Destinado a cubrir gastos generados por intervención social en los Ejes: SALUD, EDUCACIÓN y PROTECCIÓN SOCIAL. EL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL DE CUENCA CONSIDERANDO: Que, es importante garantizar efectivamente el cumplimiento de las políticas sociales establecidas por la I. Municipalidad de Cuenca, a través de la Dirección de Desarrollo Social, mediante la aplicación de normas, procesos y procedimientos ágiles, oportunos y desconcentrados; Que, es necesario establecer mecanismos de gestión administrativa, financiera y legal, para el financiamiento y cofinanciamiento de las actividades previstas en el Plan Operativo Anual, en el ámbito de intervención social directa e indirecta, que ejecuta la I. Municipalidad de Cuenca, a través de convenios con organismos públicos y privados, locales y nacionales; Que, las prestaciones, servicios sociales y asistenciales que ofrecen los Organismos no gubernamentales, que se encuentran bajo la coordinación y supervisión directa de la Dirección de Desarrollo Social, requieren de un flujo corriente y oportuno de fondos, para el cumplimiento de sus obligaciones; Que, de los resultados parciales del Examen Especial a los Convenios de la Municipalidad de Cuenca con los Organismos no Gubernamentales, emitidos por Auditoría Interna, recomienda la apertura de un Fondo Rotativo exclusivamente para el desembolso, reembolso de erogaciones municipales y demás servicios sociales comprometidos con Fundaciones, de manera que el flujo de recursos se efectúe sin retrasos y oportunamente; Que, el Artículo 202 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, faculta el establecimiento de cuentas bancarias rotativas para operaciones de las Entidades y Organismos del sector público; Que, es importante establecer normas que regulen la administración del fondo rotativo, así como su control, registro y reposición; En uso de las atribuciones que le confiere la Ley, EXPIDE: El siguiente REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO DE INTERVENCIÓN SOCIAL MUNICIPAL, destinado a cubrir gastos generados por intervención social en los Ejes: SALUD, EDUCACIÓN y PROTECCIÓN SOCIAL GENERALIDADES Art. 1.- Las disposiciones del presente Reglamento serán cumplidas por la Dirección de Desarrollo Social, para la ejecución de sus planes operativos, a través de sus dependencias: NUTRISOL, CEDISOL, CEMISOL, Casa de la Juventud, Casa del Migrante, Centro Municipal de Salud, Sistema Municipal de Asistencia Social y Ayuda Humanitaria-Proyecto VIDA y otras que a futuro se crearen en el marco de sus políticas sociales. Art. 2.- El titular de la Dirección Financiera, es el responsable de hacer cumplir las disposiciones de este reglamento a través del Departamento de Contabilidad, oficina que revisará la documentación entregada por parte del Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, solicitando la reposición del fondo rotativo. Art. 3.- El Fondo Rotativo tiene como objetivo efectuar desembolsos y reembolsos, debidamente justificados, con el fin de agilitar el cumplimiento de los compromisos asumidos en convenios de cooperación económica suscritos por parte de la I. Municipalidad de Cuenca; y, que se generen en las dependencias de Desarrollo Social, por prestación social directa o indirecta; para: Insumos: materiales, medicinas, víveres, alimentos, materiales de aseo y limpieza. Entendiéndose por insumo aquellos bienes fungibles y de consumo, necesarios para la prestación oportuna del servicio que se ofrezca. Servicios: por transporte, alimentación, alquiler de bienes y equipos para la realización de eventos de su incumbencia. Servicios Profesionales y no profesionales: se procederá en cumplimiento a lo dispuesto en los convenios suscritos. Ante necesidades eventuales que no estén cubiertas por un convenio, se cancelará en base al informe técnico que justifique plenamente el servicio. DE LA CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Art. 4.- El monto del Fondo Rotativo será el equivalente al cuarenta y dos por ciento del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas, podrá ser incrementado mediante reforma al Reglamento a petición de la Dirección de Desarrollo Social y autorizado por el Director Financiero Municipal. Cada erogación no podrá ser mayor al dos por ciento del monto establecido para el Concurso Público de Ofertas. Art. 5.- El Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, será un funcionario municipal, quien será incluido en la póliza de fidelidad colectiva que mantiene contratada la I. Municipalidad de Cuenca, la Dirección Financiera notificará a la Dirección Administrativa, a fin de que proceda con la indicada inclusión. Art. 6.- El Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, mantendrá un registro actualizado del movimiento del Fondo de acuerdo a los ingresos y pagos efectuados, así como el archivo cronológico de los documentos con los justificativos correspondientes. Art. 7.- El Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, será responsable de la recepción, control, custodia y reposición de los recursos asignados. Art. 8.- El Fondo Rotativo debe ser utilizado única y exclusivamente en los fines específicos para los cuales fue creado, por lo tanto se prohíbe cubrir con éste Fondo gastos que no correspondan al objetivo predeterminado. No podrán adquirirse activos fijos (muebles, maquinaria, equipos de oficina y otros), bienes, suministros, materiales y servicios que no estén previstos para el cumplimiento específico de éste fondo. Art. 9.- Para el manejo del Fondo Rotativo se utilizará una cuenta corriente específica, para efectos de registro y control de información. A la cuenta corriente se le denominará “Fondo Rotativo de Intervención Social”, que será manejada con la firma del Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, quien tendrá a su cargo el cuidado y protección de la chequera y se abrirá en uno de los bancos locales, en coordinación con la Dirección Financiera Municipal. Art. 10.- El movimiento financiero del fondo se hará básicamente en el Libro de Bancos. Todo pago con cargo al Fondo Rotativo, se efectuará utilizando el formulario “Comprobante de Egreso del Fondo Rotativo”, que será impreso y prenumerado en original y copia, al que se adjuntará toda la documentación de soporte que justifique el pago. Además en el Comprobante de Egreso se hará constar el número de cheque y el recibí conforme del beneficiario con registro del número de cédula o RUC. En caso de que este formulario sea anulado, se archivará con el juego completo de ejemplares y con cualquier otro documento anulado. Art.11.- El Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, será responsable de realizar las retenciones que fueren del caso dentro del campo tributario. Art. 12.- El Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, se encargará de elaborar los formularios y sellos necesarios para legalizar el pago correspondiente. PROCEDIMIENTO DE PAGO Art. 13.- Los pagos se efectuarán en base a la solicitud e informe emitidos por el funcionario municipal, responsable del ámbito o eje, mediante comunicación dirigida al Director(a) de Desarrollo Social, quien avalará o negará la solicitud motivadamente y pondrá en conocimiento del Administrador(a)/ Custodio del Fondo Rotativo, para que proceda de acuerdo a lo dispuesto en la documentación remitida, observando lo dispuesto en el Art.41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, referente a las objeciones. DE LAS REPOSICIONES Art. 14.- Cuando se haya consumido por lo menos el 60% del Fondo Rotativo, el Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, solicitará al Director Financiero la reposición del mismo, adjuntando las facturas y demás justificativos originales. Art. 15.- Las notas de débito por solicitud de chequera, mantenimiento de cuenta, emisión de cuenta y otros conceptos similares, se hará constar en el informe de reposición y sus comprobantes deberán remitirse para que éstos valores sean considerados como gastos. Art. 16.- El saldo del Fondo Rotativo, que se indique al pie del formulario “Informe de gastos y solicitud de reposición”, deberá ser igual al saldo que a la misma fecha se encuentre registrado en el Libro de Bancos. Art. 17.- La reposición se realizará a nombre del Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, a través de transferencia directa a la cuenta corriente, en 48 horas de remitida la solicitud de reposición del fondo con la documentación respectiva. Art. 18.- Receptada en la Dirección Financiera la solicitud de reposición del fondo rotativo, el Director Financiero dispondrá que el departamento de Contabilidad, revise la legalidad, propiedad y veracidad de la documentación presentada, a efecto de ejercer la función de control. Si los documentos adolecen de errores o no cumplen con las disposiciones de éste Reglamento, serán devueltos al Administrador del Fondo Rotativo para que justifique debidamente, de no hacerlo, esos valores se les cargará a la cuenta “Anticipo a Servidores Públicos”, a nombre del Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo, debiendo el Director Financiero, requerir su justificación inmediata. DEL CONTROL Art. 19.- La conciliación bancaria mensual, efectuará un funcionario designado por el Director Financiero Municipal, en base al Libro de Bancos, Estado de Cuenta remitido por el Banco y demás documentos de soporte. Art. 20.- El Director Financiero Municipal, en el caso de incumplimiento de los procedimientos y demás requisitos contemplados en el presente Reglamento, podrá solicitar la aplicación de procesos y sanciones administrativas para el Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo y demás funcionarios que participaron en éstos procesos, sanciones que se sujetarán a las disposiciones legales correspondientes. DE LA LIQUIDACIÓN Art. 21.- El Director Financiero Municipal, emitirá un informe al señor Alcalde, para que disponga el cierre o liquidación del fondo, por las siguientes causas: - Por haber permanecido inmovilizado por tres meses consecutivos. - Por comprobarse que el Fondo fue utilizado en otros fines diferentes para el que fue creado. - Por solicitud del/a Director/a de Desarrollo Social. - Por solicitud de la Contraloría o de Auditoría Interna como resultado de sus evaluaciones o informes. Art. 22.- Inmediatamente de emitida la disposición de liquidación del fondo, el Administrador(a)/Custodio del Fondo Rotativo conjuntamente con el Funcionario de la Dirección Financiera designado, procederán a su liquidación, previo a la entrega de los comprobantes de egreso, los documentos de soporte que justifiquen las erogaciones, depositar en Tesorería el saldo del valor del fondo rotativo y tendrá que tramitar en la institución bancaria, el cierre de la cuenta corriente que se aperturó para el efecto. Posterior a la liquidación del fondo, se solicitará a la Dirección Administrativa la actualización de la póliza de fidelidad. Art. 23.- El presente reglamento, deroga los instructivos y más disposiciones de igual o menor jerarquía, que se oponga o contravengan la aplicación del presente. CERTIFICADO DE DISCUSION: Certificamos que el presente Reglamento fue conocido, discutido y aprobado por el Ilustre Concejo Cantonal en sesión ordinaria celebrada el miércoles 17 de diciembre del 2008.- Cuenca, 19 de diciembre de 2008. Dr. Paúl Granda López, VICEPRESIDENTE DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL Dr. Alfredo Aguilar Arízaga, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL ALCALDIA DE CUENCA.- Ejecútese y publíquese.- Cuenca, 22 de diciembre de 2008. Ing. Marcelo Cabrera Palacios, ALCALDE DE CUENCA Proveyó y firmó el decreto que antecede el Ing. Marcelo Cabrera Palacios, Alcalde de Cuenca, a los 22 días del mes de diciembre de 2008.- CERTIFICO. Dr. Alfredo Aguilar Arízaga, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL