REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO PARA EL CONSEJO DE SEGURIDAD CIUDADANA DEL CANTON CUENCA EL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL DE CUENCA CONSIDERANDO: Que los servicios de coordinación de emergencias desarrolladas en el consejo de Seguridad Ciudadana, realizados desde la central 9-1-1 con el Cuerpo de Bomberos, Cruz Roja y Policía, requieren obtener mayor agilidad y oportunidad en el trámite de adquisiciones de bienes, servicios, suministros materiales e insumos específicos/propios que necesitan los servicios que presta el Consejo de Seguridad Ciudadana. En uso de las atribuciones que le confiere la Ley, EXPIDE: El siguiente: REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO PARA LOS SERVICIOS DEL CONSJO DE SEGURIDAD CIUDADDANA Art. 1.- Las disposiciones del presente Reglamento serán cumplidas en el Consejo de Seguridad Ciudadana. Art. 2.- El titular de la Dirección Financiera Municipal es el responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de este Reglamento a través del Departamento de Contabilidad. Art. 3.- El Fondo rotativo tiene como objeto, destinar recursos económicos para efectuar adquisiciones de bienes, servicios, suministros, materiales e insumos específicos propios que requiera el Consejo de Seguridad, agilitando de esta manera las acciones financiera que puedan demandarse. Art. 4.- No podrán adquirirse con el Fondo Rotativo activos fijos (muebles, maquinaria, equipos de oficina y otros); bienes, suministros, materiales y servicios que no estén previstos para el cumplimiento específico de este fondo y pago de remuneraciones. DE LA CREACION Y ADMINISTRACION Art. 5.- El monto del Fondo Rotativo será el equivalente al 10% del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas y servirá para efectuar erogaciones hasta por u n valor equivalente al 1% incluido el impuesto al valor agregado, del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas. Art. 6.- El Director del Consejo de Seguridad Ciudadana designará al Administrador del Fondo Rotativo, quien deberá rendir la caución respectiva. Art. 7.- El Administrador del Fondo Rotativo mantendrá un registro actualizado del movimiento del Fondo de acuerdo a los ingresos y pagos efectuados, y el archivo cronológico de los documentos con los justificativos correspondientes. Además tendrá a su cargo el cuidado y protección de la chequera. Art. 8.- El Fondo Rotativo debe ser utilizado única y exclusivamente en los fines específicos para los cuales fue creado, por lo tanto se prohibe cubrir con este Fondo gastos que no correspondan al objetivo predeterminado, de hacerlo, dichos gastos se estarán sujetos a la reposición y sobre su valor asumirán las responsabilidad el Administrador del Fondo y el Director Ejecutivo del Consejo de Seguridad Ciudadana. Art. 9.- El Fondo Rotativo deberá mantenerse en una cuenta corriente independiente a las que mantiene la I. Municipalidad, a efecto de que su registro, control y soporte de información sea conciso. A la cuenta corriente se le denominará “Fondo del Consejo de Seguridad Ciudadana”, la cual será manejada con la firma del Tesorero/Custodio del Fondo y se abrirá en uno de los bancos locales, según las instrucciones que emita la Dirección Financiera Municipal. Art. 10.- Para las transacciones que se realicen con esta Fondo, debe cumplirse además con lo que establecen las disposiciones que regulan la retención y pago de tributos fiscales, con las instrucciones que la Dirección Financiera Municipal dictará para el efecto, así como nuevas normas que en materia financiera y tributaria emitan las autoridades competentes o los organismo de control. Art. 11.- Para los pagos se utilizará el formulario “Comprobante de Egreso del Fondo Rotativo” que será prenumerado en el que constarán en forma detallada: los bienes, materiales o servicios adquiridos, valor y destino de los mismos, detalle de la documentación que sustenta la erogación, número de cheque y el recibí conforme del beneficiario. En el caso de que este formulario deba anularse, se lo archivará con el juego completo de ejemplares y con cualquier otro documento anulado. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION Art. 12.- Para proceder a la compra o adquisición de bienes materiales de aseo e insumos específicos propios que requiera el Consejo de Seguridad Ciudadana se cumplirán los requisitos establecidos en el Reglamento paras la programación, compra y provisión de bienes de la Municipalidad de Cuenca. Art. 13.- En la adquisición se aplicará el siguiente procedimiento: El funcionario responsable del requerimiento, será la persona que elabore la solicitud de compra, acorde a las necesidades de la entidad, detallando las características, cantidad, unidad, capacidad o volumen, etc. de igual forma sugerirá los proveedores que ofrezcan las mejoras propuestas en cuanto a precios, calidad y entrega oportuna de lo solicitado. El Director Ejecutivo del Consejo de Seguridad, revisará los pedidos realizados por el funcionario responsable y decidirá la compra más conveniente, para ello tomará en consideración la disponibilidad económica del Consejo de Seguridad y las condiciones de venta de los diferentes proveedores que más convenga a los intereses de la entidad. Una vez aprobada la solicitud de compra, el responsable del Fondo Rotativo será el encargado de realizar los pedidos. Art. 14.- Los productos adquiridos serán recibidos por el encargado del Fondo Rotativo y la persona responsable del pedido, quienes constatarán que éstos estén de acuerdo a la factura y al pedido. DE LAS REPOSICIONES Art. 15.- La reposición del Fondo Rotativo, se efectuará cuando éste se haya consumido por lo menos en un 60% del monto establecido, para lo cual se deberá llenar el formulario “Solicitud de Reposición” adjuntando los recibos, facturas y demás justificativos originales. Art. 16.- La reposición se realizará a nombre el Administrador del Fondo, en no más de diez días laborables, de presentada esta solicitud. Art. 17.- La Unidad de Contabilidad como responsable del control previo, será la encargada de revisas la propiedad, legalidad, exactitud y veracidad de los gastos y documentos consignados en la solicitud de reposición del Fondo. Los documentos que no cumplan con los requisitos legales establecidos, serán devueltos al Administrador del Fondo para que justifique debidamente, de no hacerlo los valores de los gastos respectivos serán reintegrados por el Administrador. DEL CONTROL Art. 18.- Mensualmente se realizará la conciliación bancaria del Fondo Rotativo, por un funcionario designado por la Dirección Financiera Municipal, a base del Libro de Bancos, del estado de cuenta remitido por el Banco y demás documentos de soporte. Art. 19.- El Director Financiero Municipal en el caso de incumplimiento de los procedimientos y demás requisitos contemplados en el presente Reglamento, podrá solicitar la aplicación de procesos y sanciones administrativos para el Administrador y demás funcionarios que participaron en estos procesos, sanciones que se sujetarán a las disposiciones legales correspondientes. DE LA LIQUIDACION Art. 20.- El Directorio Financiero Municipal emitirá un informe para que disponga el cierre o liquidación del fondo, por las siguientes causas: - Por haber permanecido inmovilizado por dos meses consecutivos. - Por pedido del Director Ejecutivo. - Por pedido de la Dirección Financiera Municipal. - Por pedido de la Contraloría o de Auditoria Interna como resultado de sus evaluaciones o informes. Art. 21.- Inmediatamente de emitida la disposición de liquidación del Fondo, el Administrador deberá entrega a Contabilidad los comprobantes de egreso, los documentos de soporte que justifican las erogaciones, restituir el saldo o el valor total entregado como fondo rotativo mediante el correspondiente depósito en la Tesorería Municipal y la devolución de la cuenta bancaria y chequeras. Art. 22.- El presente reglamento deroga los instructivos y más disposiciones de igual o menor jerarquía, que se opongan o contravengan las aplicaciones del presente. CERTIFICADO DE DISCUSION.- Certificamos que el presente Reglamento fue conocido, discutido y aprobado por el Ilustre Concejo Cantonal en sesión ordinaria del 17 de agosto del 2005. Cuenca, 19 de agosto del 2005. Dr. Iván Saquicela Rodas, PRESIDENTE OCASIONAL Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL ALCALDIA DE CUENCA.- Ejecútese y Publíquese.- Cuenca, 22 de agosto del 2005. Jorge Piedra Ledesma, ALCALDE DE CUENCA (E) Proveyó y firmó el decreto que antecede, el Sr. Jorge Piedra Ledesma, Alcalde de Cuenca (e), a los 22 días del mes de agosto del 2005.- CERTIFICO. Dr. Guillermo Ochoa Andrade, SECRETARIO DEL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL