REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, CODIFICADO

EL ILUSTRE CONCEJO CANTONAL DE CUENCA

CONSIDERANDO: Que el 10 de junio de 1994, se publicó el “Reglamento para el Manejo del Fondo Rotativo”; Que el 10 de mayo de 1999, se publicó la “Reforma al Reglamento para el Manejo del Fondo Rotativo”; Que en virtud de las actuales condiciones económicas es necesario el incremento del monto fijado anteriormente para Fondo Rotativo; y, En uso de las atribuciones que le confiere la Ley,

EXPIDE: El siguiente REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, CODIFICADO.

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 1.- El monto del Fondo Rotativo será equivalente al 10% del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas. Art. 2.- El monto del fondo rotativo servirá para efectuar erogaciones hasta por un valor equivalente al 0.35 % incluido el Impuesto al Valor Agregado, del valor establecido para el Concurso Público de Ofertas. Art. 3.- El Administrador del Fondo Rotativo será responsable de la recepción, control, custodia, inversión y reposición de los recursos asignados. Art. 4.- El Administrador del Fondo Rotativo es el Habilitado Municipal, quien rendirá la caución respectiva. Art. 5.- Para el manejo del Fondo Rotativo se utilizará una cuenta corriente diferente, a efecto de que su registro, control y soporte de información sea totalmente independiente.

CAPITULO II

DE LA APERTURA Y REPOSICION DEL FONDO Y DEL REQUERIMIENTO Art. 6.- Para la apertura del fondo, el Director Financiero en conocimiento del valor asignado para ello, dispondrá se acredite en la respectiva cuenta corriente un cheque a la orden del Administrador del Fondo Rotativo. Para el control y registro de la cuenta corriente, el Administrador del Fondo Rotativo dispondrá de un Libro de Bancos que se abrirá para el efecto, en el que se anotarán, en orden numérico, los cheques girados y pagados con cargo a dicho fondo. Art. 7.- Cuando se haya consumido por lo menos el 60% del Fondo Rotativo, el Administrador de éste, solicitará al Director Financiero la reposición del mismo. El movimiento financiero del fondo se hará básicamente en el Libro de Bancos. Todo pago con cargo al Fondo Rotativo, se efectuará utilizando el formulario “ comprobante de pago”, que será impreso y prenumerado en original y copia. Las reposiciones del fondo rotativo se efectuarán en el formulario “Informe de gastos y reposición del Fondo Rotativo”. La conciliación bancaria efectuará un servidor distinto del Administrador del Fondo, para lo cual se utilizarán formularios que para el efecto elaborará la Dirección Financiera. Art. 8.- En el formulario prenumerado “Informe de gastos y solicitud de reposición del Fondo Rotativo”, se registrarán todos los comprobantes cancelados, sin alterar su orden numérico, con indicación de fechas, números, conceptos y valores, no pudiéndose retener ningún cheque aduciendo que se encuentra pendiente de legalización o pago. Art. 9.- Las notas de débito por adquisición de chequeras u otros conceptos similares, deberán constan en el informe y sus comprobantes deberán remitirse para que estos valores sean considerados como gastos. Art. 10.- Para el trámite de reposición, la Dirección Financiera y la sección Contabilidad, dispondrán como máximo de 3 días laborables, contados desde la fecha de recepción de la solicitud en la Dirección Financiera. Art. 11.- El saldo del Fondo Rotativo, que se indique al pie del formulario “ Informe de gastos y solicitud de reposición”, deberá ser igual al saldo que a la misma fecha se encuentra registrada en el Libro de Bancos. Así mismo, para efectos de reposición, deberá coincidir la fecha de corte de cuenta del libro de bancos con las del estado bancario. Art. 12.- Receptada en la Dirección Financiera la solicitud de reposición del fondo rotativo, el Director Financiero dispondrá de inmediato que la sección Contabilidad revise la legalidad, veracidad y propiedad de la documentación presentada, a efecto de ejercer la función de control previo. Si los documentos o parte de ellos adolecen de errores o no cumplen con las normas de este Reglamento, serán devueltos al Administrador del Fondo para que justifique debidamente, y su valor será deducido de la reposición en trámite. Art. 13.- Corresponderá a los responsables del fondo, justificar los documentos devueltos y remitirlos con un nuevo informe para su estudio y reposición complementaria. De no hacerlo o no justificar plenamente los valores, se les declarará con cargo a los responsables del fondo, debiendo el Director Financiero requerir su reintegro inmediato. Art. 14.- Los valores pagados en forma indebida por el Administrador del Fondo Rotativo, se cargará a “Cuentas por cobrar a servidores y empleados públicos”, descontándole de la remuneración inmediata. Art. 15.- Si existieren errores o incumplimiento de la aplicación de este Reglamento, el Director Financiero oficiará al Alcalde, comunicándole la falta o negligencia en el cuidado de sus funciones, para que se proceda a imponer las sanciones que correspondan. Art. 16.- Los responsables del fondo solicitarán al Director Financiero la liquidación del Fondo Rotativo, cuando el mismo haya dejado de utilizarse. Así mismo, para efectos de la liquidación presupuestaria, el Director Financiero liquidará en la fecha prevista por él, el Fondo Rotativo que funciona en la Ilustre Municipalidad. Art. 17.- Para la adquisición de materiales, suministros y repuestos, el Director Financiero solicitará se detalle, en el correspondiente formulario de “ REQUERIMIENTO”, lo pedido, a efecto de analizar ésta y considerar lo siguiente: a) La existencia en bodega; b) Si el presupuesto contempla la respectiva partida y los fondos suficientes; y, c) Se adjuntarán cotizaciones considerando los valores de las adquisiciones que se encuentran establecidas en el Reglamento para la Programación, Compra y Provisión de Bienes de la Municipalidad de Cuenca, en vigencia. De no existir en “stock”, la sección Bodega emitirá la “Orden de compra” y una vez autorizada ésta por el Director Financiero, será entregado el original al Jefe de Compras y la primera copia a Bodega. Posteriormente, en base a la documentación de soporte, se ordenará la emisión del vale del Fondo Rotativo. La legalización del vale se hará luego de cumplidos los trámites establecidos en este Reglamento. Art. 18.- Los formularios de requerimiento, orden de compra y vales de Fondo Rotativo, deberán ser prenumerados y en el proceso de legalización serán llenados en forma total, a fin de que la información sea completa. Art. 19.- Previo a la cancelación de los valores respectivos a los beneficiarios, el Bodeguero General receptará los bienes y practicará la inspección y conformidad correspondiente, luego de lo cual suscribirá el ingreso respectivo. Una vez verificada la conformidad de la recepción de los bienes en bodega, el Administrador del Fondo procederá al pago. Art. 20.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en la Imprenta Municipal.