REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO PARA LOS SERVICIOS DE SALUD INTEGRAL DE ACCIÓN SOCIAL Y DESARROLLO SOCIAL MUNICIPAL

EL I. CONCEJO CANTONAL DE CUENCA

CONSIDERANDO: Que es menester obtener mayor agilidad y oportunidad en el trámite de adquisición de medicinas, suministros y demás insumos bienes necesarios para el funcionamiento de los diversos Servicios de Salud Integral de Acción Social y de la Dirección de Desarrollo Social de la Municipalidad; Que es necesario dictar normas que regulen la administración de los fondos rotativos, así como su control y reposición; Que, de conformidad con lo que establece el Art. 9 de la LOAFIC, la Municipalidad de Cuenca debe diseñar e implementar procedimientos e instructivos para su administración financiera adaptados a sus propias necesidades particulares; En uso de las atribuciones que le confiere la Ley,

EXPIDE EL SIGUIENTE: REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO PARA LOS SERVICIOS DE SALUD INTEGRAL DE ACCIÓN SOCIAL Y DESARROLLO SOCIAL MUNICIPAL DEL AMBITO DE APLICACIÓN

Art. 1.- Las disposiciones del presente Reglamento serán cumplidas en las dependencias de Acción Social y la Dirección de Desarrollo Social Municipal, que tienen a cargo la atención médica, atención odontológica, farmacia, laboratorio, Red de Emergencias e Informa/T, por los encargados del manejo del Fondo Rotativo. Art. 2.- El Director Financiero Municipal es el responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones del presente Reglamento, a través de los Departamentos de Contabilidad y pagaduría. DE LA FINALIDAD Art. 3.- El Fondo Rotativo tiene como objeto destinar recursos económicos para efectuar adquisiciones de medicinas, materiales de aseo e insumos específicos /propios que requieran los servicios citados y los que se crearen en el futuro con fines de servicios social, agilitando de esta manera las acciones financieras que fueran demandadas por dichas direcciones. DE LA CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Art. 4.- El Monto del Fondo Rotativo será de 400 salarios mínimos vitales vigentes. Servirá para efectuar erogaciones hasta por un valor equivalente a 30 salarios mínimos vitales, su incremento estará sujeto a las reformas que se efectúen al Reglamento para la programación compra y provisión de bienes de la Municipalidad de Cuenca. Art. 5.- El Administrador del Fondo Rotativo es el Coordinador del Centro de Salud Integral, quien con la asesoría de la Dirección Financiera Municipal mantendrá un registro actualizado del movimiento del Fondo de acuerdo a los ingresos y pagos efectuados, y el archivo cronológico de los documentos justificativos correspondientes. Además tendrá a su cargo el cuidado y protección de la chequera. Para el cumplimiento adecuado de sus funciones el Administrador deberá rendir la caución respectiva. Art. 6.- El Fondo Rotativo debe ser utilizado única y exclusivamente en los fines específicos para los que se crea, por lo tanto se prohibe cubrir con éste gastos que no correspondan al objetivo predeterminado, de hacerlo dichos gastos no estarán sujetos a la reposición y sobre su valor asumirán la responsabilidad el Administrador, el Director Financiero y el Director de Desarrollo Social. Art. 7.- El Fondo Rotativo deberá mantenerse en una cuenta corriente independiente a las que mantiene la Municipalidad, a efecto de que su registro, control y soporte de información sea conciso. A la cuenta corriente se le denominará “Fondo de Servicios de Salud Municipal”, la cual será manejada con la firma del Adminitrador/Custodio del Fondo y se abrirá en uno de los bancos locales, según las instrucciones que emita la Dirección Financiera Municipal. Art. 8.- No podrá adquirirse con el Fondo Rotativo activos fijos (muebles, maquinaria, equipos de oficina y otros); bienes, suministros, materiales y servicios que no estén previstos para el cumplimiento específico de este Fondo. Art. 9.- Para las transacciones que se realicen con este Fondo, deberá cumplirse además con lo que establecen las disposiciones que regulan la retención y pago de tributos fiscales, con las instrucciones que la Dirección Financiera dictará para el efecto, así como nuevas normas que en materia financiera y tributaria emitan las autoridades competentes o los organismos de control. Art. 10.- Para egresos se utilizará el “Comprobante de Egreso del Fondo Rotativo”, que será prenumerado y en el que constará en forma detallada: bienes, materiales o servicios adquiridos; valor y destino de los mismos; detalle de la documentación que sustenta la erogación, número de cheque y la conformidad del beneficiario. En el caso de que este formulario deba anularse, se le archivará con el juego completo de ejemplares y con cualquier otro documento anulado. DEL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS Art. 11.- Para agilitar la adquisición de lo necesario, el Profesional Responsable de cada servicio específico emitirá la solicitud de insumos o materiales médicos a adquirir, planteando de ser posible el tipo, calidad o marca que garantice la calidad de las adquisiciones. Por ser insumos de uso especial, el Administrador del Fondo Rotativo expondrá su criterio para garantizar la rectitud de procedimientos, y solicitará las adquisiciones en función de la disponibilidad económica existente en la partida presupuestaria planteada para el efecto. Art. 12.- Para proceder a la compra o adquisición de bienes o insumos que no sean médicos, se cumplirán los requisitos establecidos en el Reglamento vigente para la programación, compra y provisión de bienes de la Municipalidad de Cuenca. El proceso las Unidades específicas de la Dirección Financiera asesorarán a las personas de los servicios sociales y facilitarán los procesos administrativos que sean pertinentes garantizando la eficiencia de la gestión municipal. DE LAS REPOSICIONES Art. 13.- La reposición del Fondo Rotativo, se efectuará cuando éste se haya consumido por lo menos en un 50 % del monto establecido, para lo cual se deberá elaborar la Solicitud de Reposición, adjuntando los recibos, facturas y demás justificativos originales. Las reposiciones se realizarán a nombre del Administrador del Fondo. Art. 14.- Receptada en la Dirección Financiera la solicitud de reposición del fondo rotativo, el Director dispondrá que la Sección Contabilidad, revise la legalidad, veracidad y propiedad de la documentación presentada (Control posterior). Si los documentos adolecen de errores o no cumplen con las normas de este Reglamento, serán devueltos al Administrador del Fondo y su valor será deducido de la reposición en trámite. Art. 15.- Corresponderá a los responsables del fondo, justificar los documentos devueltos y remitirlos con un nuevo informe, para su estudio y reposición complementaria, de no hacerlo o no justificar plenamente los valores, se les declarará de cargo solidariamente a los responsables del fondo rotativo. Para el trámite de reposición, la Dirección Financiera y la Sección Contabilidad dispondrán como máximo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud en la Dirección Financiera. DEL CONTROL Art. 16.- Mensualmente se realizará la conciliación bancaria del Fondo rotativo por un servidor distinto al administrador del Fondo, a base del libro de bancos, del estado de cuenta remitido por el banco, y demás documentos de soporte. La conciliación bancaria se efectuará en los formularios que para el efecto entregará la Dirección Financiera. Art. 17.- El Director Financiero en el caso de incumplimiento de los procedimientos y demás requisitos contemplados en el presente Reglamento, podrá solicitar la aplicación de procesos y sanciones administrativos para el Administrador y demás funcionarios que participaron en estos procesos, sanciones que se sujetarán a las disposiciones de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. DE LA LIQUIDACIÓN Art. 18.- El Director Financiero emitirá un informe ante el Alcalde o quien autorizó su creación para que disponga el cierre o liquidación del fondo, por las siguientes causas: · Por haber permanecido inmovilizado por dos meses consecutivos. · Por comprobarse que el Fondo fue utilizado en otros fines diferentes para el que fue creado. · Por pedido del Director de Desarrollo Social · Por pedido de la Dirección Financiera. · Por pedido de Contraloría o de Auditoría Interna como resultado de sus evaluaciones o informes. Art. 19.- Inmediatamente de emitida la disposición de liquidación del Fondo, el Administrador deberá adoptar el siguiente procedimiento: · Entregar a Contabilidad los comprobantes de Egreso, los documentos de soporte que justifican las erogaciones, en originales. · Restituir el saldo o el valor total entregado como fondo rotativo mediante el correspondiente depósito en la Tesorería Municipal; procederá a la devolución de la cuenta bancaria y a la devolución de las chequeras. Art. 20.- El Director Financiero podrá disminuir el monto del Fondo Rotativo, esta decisión se adoptará en base al informe que presente el Contador General, quien analizará las reposiciones efectuadas y la periodicidad o frecuencia del movimiento de los gastos. De la misma manera, en caso de duda a que diere lugar el presente Reglamento la resolverá por escrito. Art. 21.- El presente reglamente deroga los instructivos y más disposiciones, de igual o menor jerarquía, que se opongan o contravengan la aplicación del presente.